Wat we weten, en waarom.

1 — Wie is verantwoordelijk

Overtake B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring staan beschreven.

Naam

Overtake B.V.

Vestigingsplaats

Pijnacker, Zuid-Holland

KvK-nummer

42119512

Telefoon

085-303 26 93

E-mail

info@overtake.nl

Website

www.overtake.nl

Voor alles wat met privacy te maken heeft, mail je naar info@overtake.nl met “privacy” in het onderwerp. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een onderneming van onze omvang niet verplicht.

2 — Voor wie geldt deze verklaring

Voor iedereen van wie wij gegevens verwerken:

1. Zakelijke klanten en hun contactpersonen — ondernemers en medewerkers van bedrijven die financial lease, operational lease, huur of wagenparkadvies bij ons aanvragen.
2. Particulieren — consumenten die via ons een private-leasecontract zonder koopoptie aanvragen.
3. Bezoekers van onze website — ook als je alleen rondkijkt.
4. Relaties en sollicitanten — leveranciers, samenwerkingspartners en mensen die bij ons solliciteren.

Waar iets alleen voor particulieren of alleen voor zakelijke klanten geldt, zeggen we dat erbij.

3 — Welke gegevens wij verwerken

Van iedereen die contact opneemt

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van je bericht en het moment waarop je contact opnam. Bij een aanvraag via een campagnepagina leggen we ook vast welke advertentie je naar ons toe bracht.

Van zakelijke klanten en contactpersonen

Bedrijfsnaam, bezoek- en factuuradres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, naam en functie van de contactpersoon, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, bankrekeningnummer, gegevens over het gewenste voertuig of wagenpark (type, looptijd, jaarkilometrage, gewenst termijnbedrag), financiële gegevens van de onderneming die de leasemaatschappij voor de beoordeling nodig heeft — zoals jaarcijfers, bankafschriften en een opgave van bestaande verplichtingen — en onze correspondentie met je.

Van particulieren die private lease aanvragen

Naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, gegevens over werk en inkomen, bankrekeningnummer, een kopie van je identiteitsbewijs en rijbewijs, en gegevens over het gewenste voertuig en jaarkilometrage.

Van websitebezoekers

Een geanonimiseerde meting van de pagina’s die bekeken worden, van welke website of advertentie bezoekers komen, het land en het apparaattype — zonder cookies en zonder dat wij je IP-adres te zien krijgen. Zie hoofdstuk 10. Onze hostingpartij houdt daarnaast gewone serverlogs bij, met IP-adres, voor beveiliging en storingsonderzoek.

Van sollicitanten

Je sollicitatiebrief, cv en de gegevens die je daarin zet, plus onze aantekeningen uit het gesprek.

Kopieën van identiteitsbewijzen vragen wij alleen als de leasemaatschappij ze voor de aanvraag verplicht stelt. Streep je burgerservicenummer en pasfoto door voordat je iets stuurt — wij hebben ze niet nodig en verwerken je BSN niet. Stuur documenten met financiële of persoonlijke gegevens nooit onbeveiligd per e-mail of via WhatsApp; wij geven je vooraf aan hoe je ze veilig kunt aanleveren.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid of afkomst) en vragen daar ook niet naar. Deel ze dus niet met ons.

4 — Waarvoor wij je gegevens gebruiken en op welke grondslag

Je vraag of terugbelverzoek beantwoorden

Uitvoering van de overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen van (toekomstige) klanten

Een leaseaanvraag opstellen, indienen bij leasemaatschappijen en banken, en de offertes met je bespreken

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — bij zakelijke contactpersonen: ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van de overeenkomst met hun werkgever

Je adviseren over lease, financiering en wagenparkbeheer

Uitvoering van de overeenkomst

Het contract met de leasemaatschappij begeleiden tot en met aflevering

Uitvoering van de overeenkomst

Facturen sturen, provisie afhandelen en onze administratie voeren

Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) en uitvoering van de overeenkomst

Je per e-mail informeren over onze diensten als je al klant bent

Ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van de klantrelatie; je kunt je bij elk bericht afmelden

Onze website veilig en werkend houden en misbruik van onze formulieren tegengaan

Ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van onze systemen

Meten hoe onze website gebruikt wordt, en welke advertentie bezoekers naar ons toe bracht

Ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze website en het beoordelen van onze campagnes. Wij meten zonder cookies en zonder individuele bezoekers te volgen — zie hoofdstuk 10

Ons verweren tegen claims, of een vordering innen

Ons gerechtvaardigd belang bij het vaststellen en uitoefenen van onze rechten

Een sollicitatie beoordelen

Het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een arbeidsovereenkomst, op jouw verzoek

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij afgewogen of jouw privacy zwaarder weegt. Je kunt daar bezwaar tegen maken — zie hoofdstuk 9.

Als je bepaalde gegevens niet wilt geven, mag dat. Houd er rekening mee dat wij een aanvraag dan meestal niet kunnen indienen: leasemaatschappijen accepteren geen onvolledige dossiers.

5 — Hoe wij aan je gegevens komen

Meestal van jou: via de formulieren op onze website en onze campagnepagina’s, via WhatsApp, e-mail of telefoon. Kom je binnen via een advertentie, dan staan er herkenningscodes in de link (zoals utm_source en utm_campaign). Die sturen we met je aanvraag mee, zodat we weten welke advertentie werkt. Ze zeggen niets over jou persoonlijk.

Daarnaast gebruiken wij openbare bronnen om te controleren of een aanvraag klopt: het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het kentekenregister van de RDW. En we krijgen gegevens terug van de leasemaatschappijen en financiers bij wie wij je aanvraag indienen — bijvoorbeeld of een aanvraag is geaccepteerd en onder welke voorwaarden.

6 — Met wie wij je gegevens delen

Leasemaatschappijen, banken en andere financiers

Dit is de kern van ons werk: wij leggen jouw aanvraag voor aan meerdere aanbieders. Wij delen alleen de gegevens die zij voor de beoordeling nodig hebben, en pas nadat je akkoord hebt gegeven op de partijen waar we aanvragen. Zodra je gegevens bij hen liggen, zijn zij daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijk en geldt hún privacyverklaring. Wij noemen je vooraf bij welke partijen we aanvragen.

Autobedrijven, dealers en importeurs

Alleen wanneer dat nodig is om een voertuig te calculeren, te bestellen of af te leveren.

Onze dienstverleners (verwerkers)

Partijen die in onze opdracht en onder onze instructie gegevens verwerken. Dat zijn op dit moment Combell (webhosting en onze e-mailboxen, servers in de EU), Resend (de bezorging van de e-mail waarin je formulierinzending staat), Simple Analytics (de cookieloze bezoekersmeting, servers in de EU), en onze boekhoudsoftware en accountant. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst waarin staat dat zij je gegevens niet voor zichzelf mogen gebruiken.

Anderen

Wij delen gegevens verder alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld met de Belastingdienst of een toezichthouder), of als dat nodig is om een claim af te handelen — dan met onze advocaat of verzekeraar.

Wij verkopen je gegevens niet en verhuren ze niet aan derden voor hun eigen marketing.

7 — Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze website, onze e-mailboxen en onze bezoekersmeting staan binnen de EER. Twee uitzonderingen:

1. Resend — de e-mail met jouw formulierinzending wordt bezorgd via Resend, Inc. in de Verenigde Staten. Die verwerking is beperkt tot het bezorgen van die ene e-mail. Zij vindt plaats op basis van een verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij onderzoeken of wij de Europese variant van deze dienst kunnen gebruiken; stappen wij over, dan passen wij deze verklaring aan.
2. WhatsApp — als je ons via WhatsApp benadert, verloopt dat bericht via WhatsApp Ireland Limited en kan het worden verwerkt buiten de EER, op basis van standaardcontractbepalingen. Wij hebben geen invloed op wat Meta zelf met je telefoonnummer en metagegevens doet. Wil je dat niet, bel of mail ons dan; het maakt voor onze dienstverlening geen verschil. Stuur ons via WhatsApp geen documenten met gevoelige gegevens.

8 — Hoe lang wij je gegevens bewaren

Contactformulier, terugbelverzoek, campagneformulier en WhatsApp-berichten die niet tot een aanvraag leiden

12 maanden na het laatste contact

Offerte- en leaseaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden

12 maanden na het laatste contact, zodat wij je bij een nieuwe aanvraag verder kunnen helpen

Het technische logboek waarin elke formulierinzending op onze server wordt vastgelegd

12 maanden. Dit logboek bestaat zodat een aanvraag nooit verloren gaat als er met het mailen iets misgaat

Het bemiddelingsdossier bij een tot stand gekomen contract

7 jaar na afloop van het leasecontract

Facturen en onze financiële administratie

7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht

Kopieën van identiteitsbewijzen en inkomensbewijzen

Wij verwijderen ze zodra de aanvraag is ingediend en beoordeeld, uiterlijk 4 weken na ontvangst

Logbestanden van de webserver

6 maanden

De tijdelijke telling waarmee wij misbruik van onze formulieren tegengaan

15 minuten. Hierin staat geen IP-adres, maar een onomkeerbare versleuteling daarvan

Sollicitatiegegevens

4 weken na afronding van de procedure, of 1 jaar als je daar toestemming voor geeft

Loopt er een geschil of een gerechtelijke procedure, dan bewaren wij de betrokken gegevens totdat die is afgerond.

9 — Jouw rechten

Je hebt het recht om:

1. je gegevens in te zien — te horen welke gegevens wij van je hebben en wat we ermee doen;
2. ze te laten corrigeren als ze onjuist of onvolledig zijn;
3. ze te laten verwijderen, bijvoorbeeld als wij ze niet langer nodig hebben;
4. de verwerking te laten beperken zolang een correctie of bezwaar in behandeling is;
5. bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
6. je gegevens over te dragen — je krijgt de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar digitaal bestandsformaat;
7. een gegeven toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor het langer bewaren van je sollicitatie. Dat heeft geen gevolgen voor wat er vóór de intrekking is gebeurd.

Stuur je verzoek naar info@overtake.nl. Wij reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; dat laten we je dan binnen een maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je om aanvullende gegevens vragen waarmee je jezelf identificeert. Aan de behandeling van je verzoek zijn geen kosten verbonden.

Niet tevreden? Laat het ons eerst weten, dan lossen we het op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10 — Cookies en vergelijkbare technieken

10.1 Wij plaatsen geen cookies. Niet voor statistieken, niet voor advertenties, niet voor iets anders. Daarom zie je op onze site ook geen keuzevenster voor cookies: er is niets om te kiezen. Verandert dat, dan vragen wij vooraf je toestemming en passen wij deze verklaring aan.

10.2 Eén voorkeur op je eigen apparaat. Kies je de lichte of donkere weergave, dan onthoudt je browser die keuze lokaal, onder de naam ot-theme. Dat blijft op je apparaat staan en wordt nooit naar ons of naar een derde verstuurd. Hiervoor is geen toestemming nodig: het voert een instelling uit die je zelf aanzet. Wis je de gegevens van je browser, dan is de voorkeur weg.

10.3 Hoe wij bezoek meten. Wij gebruiken Simple Analytics, een Nederlandse dienst die meet zonder cookies en zonder iets op je apparaat op te slaan of uit te lezen. Je IP-adres wordt niet bewaard en bereikt onze rapportages niet; wij zien alleen totalen: welke pagina’s bekeken worden, van welke website of advertentie bezoekers komen, het land en het apparaattype. Je bent daarin niet te herkennen, en wij kunnen bezoeken niet aan elkaar of aan jou koppelen. De gegevens staan op servers in de Europese Unie.

10.4 Wat wij niet doen. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies, geen pixels van Meta, Google of TikTok, en volgen je niet over andere websites. Op onze site staan geen ingesloten diensten van derden zoals Google Maps, YouTube-video’s of social-mediaknoppen die zelf gegevens verzamelen; onze lettertypen staan op onze eigen server en komen niet van een extern netwerk. Wij stellen geen profielen op en verkopen ze niet.

10.5 Zelf blokkeren. Wil je ook de meting uitzetten, dan kun je in je browser “Do Not Track” aanzetten of een tracker-blokkeerder gebruiken; Simple Analytics respecteert dat. Via de instellingen van je browser — onder “Privacy” of “Instellingen voor inhoud” — kun je daarnaast lokale opslag wissen of blokkeren. De website blijft dan gewoon werken; alleen je weergavevoorkeur wordt niet onthouden.

11 — Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerking, en wij stellen geen profielen op.

Wel beoordelen de leasemaatschappijen en financiers waar wij je aanvraag indienen zelf je kredietwaardigheid. Bij particuliere aanvragen raadplegen zij daarvoor doorgaans het Bureau Krediet Registratie in Tiel. Dat besluit is van hen, niet van ons. Wil je weten hoe zij dat doen of wil je bezwaar maken tegen een afwijzing, dan verwijzen wij je naar hun privacyverklaring — en helpen we je uiteraard om de juiste route te vinden.

12 — Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen (TLS) op onze website en in ons e-mailverkeer, tweestapsverificatie op onze accounts, toegang tot dossiers alleen voor wie ze nodig heeft, en dienstverleners die aantoonbaar aan dezelfde eisen voldoen. Documenten met financiële of persoonlijke gegevens wisselen wij niet uit als bijlage bij een gewone e-mail; wij geven je vooraf aan hoe je ze veilig kunt aanleveren.

Vermoed je dat er iets mis is met de beveiliging van onze website of je gegevens? Mail dan direct naar info@overtake.nl. Wij pakken het op en houden je op de hoogte.

13 — Wijzigingen

Onze dienstverlening verandert, en de regels ook. Wij passen deze verklaring aan wanneer dat nodig is. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste versie. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij het onze klanten actief weten.

Overtake B.V. · Pijnacker, Zuid-Holland · KvK 42119512 · info@overtake.nl · 085-303 26 93